メールの末尾に付ける「署名」。毎回手で書いている、人によって書式がバラバラ、スマートフォンから送ると署名が付いていない。こうした状態は、意外と多くの会社で見られます。

署名は、相手に「誰が、どこの、どの立場で送ったメールなのか」を伝えるための名刺代わりのものです。この記事では、事業者の方向けに、署名に載せる項目、例文、避けたい書き方、主なメールソフトでの設定場所をまとめます。

署名とは何か

メールの署名（シグネチャ）とは、本文の最後に自動で挿入される定型の文章のことです。会社名、氏名、連絡先などを入れておくと、メールを書くたびに入力する手間が省け、書式も統一できます。

署名がないメールは、相手から見て次のような不便があります。

  • 差出人がどこの誰なのか、すぐに分からない
  • 電話で連絡したい時に、連絡先を探す手間がかかる
  • 初めてのやり取りでは、会社としての信頼感が伝わりにくい

署名に載せる項目

必須の決まりがあるわけではありませんが、一般的には次の項目を入れます。

項目内容備考
会社名・屋号正式名称個人事業主の場合は屋号と氏名
部署・役職営業部 担当 などなければ省略可
氏名フルネーム読み方が難しい場合はふりがなを添える
電話番号代表または直通携帯番号は載せるかどうか社内で決めておく
メールアドレス自分のアドレス返信先と同じでも入れておくと親切
所在地郵便番号と住所来訪や郵送のやり取りがある場合
ホームページのアドレス自社サイトのURL相手がサイトを見て会社を確認できる

業種によっては、営業時間や定休日、資格の表記などを加えることもあります。ただし、載せる項目が増えるほど長くなり、読みにくくなります。必要なものに絞ることが大切です。

そのまま使える署名の例

次は、会社として使う場合の基本形の一例です。

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株式会社サンプル商事
営業部　山田 太郎（やまだ たろう）

〒950-0000 新潟県新潟市○○区○○1-2-3
TEL：025-000-0000
Mail：yamada@example.com
Web：https://www.example.com/
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住所や電話番号は例示用の架空のものです。ご自身の情報に置き換えてお使いください。

区切り線は、罫線や記号などお好みのもので構いませんが、パソコンやスマートフォンの種類によって表示が崩れる文字もあるため、シンプルなものがおすすめです。

署名を作る時に避けたい書き方

  • 長すぎる署名：5〜7行程度を目安に収めます。長いと、本文より署名のほうが目立ってしまいます
  • 大きな画像やロゴを多用する：受信側の設定で画像が表示されないことがあります。また、メールの容量が増える原因にもなります。容量の目安はメールの添付ファイルが送れない・容量制限の対処法も参考になります
  • 装飾が多すぎる記号：機種依存文字や特殊記号は、受信側で文字化けすることがあります
  • 個人の携帯番号やプライベートな情報を何も考えずに載せる：載せる範囲は、あらかじめ社内で決めておきます
  • フリーメールのアドレスのまま運用する：署名に会社名とホームページのアドレスを載せながら、メールアドレスが @gmail.com のようなフリーメールでは、相手に不安を与えることもあります。独自ドメインのメールとの違いは独自ドメインメールとフリーメールの違いで整理しています

主なメールソフトでの署名の設定場所

メニューの名前や位置は、バージョンの更新などで変わることがあります。ここでは、おおよその設定場所の目安を紹介します。

Gmail（ブラウザ版）

画面右上の歯車アイコンから「すべての設定を表示」を開き、「全般」タブを下へ進めると「署名」の項目があります。ここで署名を作成し、新規メール用と返信用で使い分ける設定もできます。

Outlook

「ファイル」→「オプション」→「メール」から「署名」を選ぶと、署名の作成・編集画面が開きます（Outlookの種類により画面は異なります）。新しいメッセージと、返信・転送それぞれに使う署名を指定できます。

Apple Mail（Mac）

「メール」メニューの「設定」から「署名」タブを開き、使うアカウントを選んで署名を追加します。

スマートフォンのメールアプリ

スマートフォンのメールアプリには、パソコンとは別に署名の設定があります。パソコンで署名を作っていても、スマートフォンから送るメールには反映されません。アプリの設定画面で署名の欄を探し、内容を入力しておきます。

メールソフトの設定自体を確認したい場合は、メールソフト別 POP／IMAP設定ガイド｜Outlook・Thunderbird・スマホもあわせてご覧ください。

会社として署名を統一するコツ

複数のスタッフがメールを使う場合は、書式をそろえておくと、会社としての印象が整います。

  • 雛形を1つ作って共有する：氏名や部署を入れ替えるだけで使える形にしておく
  • 新しく入った人にも渡す：入社時の手順に「署名の設定」を加えておく
  • スマートフォンも含めて設定してもらう：パソコンだけでなく、スマートフォンのアプリにも設定する
  • 年に一度見直す：住所、電話番号、ホームページのアドレスが変わっていないか確認する

メールアドレスの種類や運用の考え方については、独自ドメインのメールアドレスを取得する方法も参考にしてください。

よくある質問

Q. 署名は必ず付けなければいけませんか？

A. 法律上の義務ではありませんが、ビジネスのメールでは付けるのが一般的です。特に初めて連絡する相手や、取引先とのやり取りでは、会社名と連絡先が分かる署名があると安心感につながります。

Q. 返信のたびに署名が何度も付いてしまうのですが？

A. 多くのメールソフトでは、新規メール用と返信用で別の署名を設定できます。返信用は簡単な署名にするか、付けない設定にすると、やり取りが長くなってもすっきり読めます。

Q. 署名に会社のロゴ画像を入れてもよいですか？

A. 入れること自体は問題ありませんが、受信側で画像が表示されない場合があり、メールの容量も増えます。画像が表示されなくても内容が伝わるよう、文字情報をきちんと入れておくことをおすすめします。

Q. スマートフォンから送ると署名が付いていません。

A. スマートフォンのメールアプリには、パソコンとは別に署名の設定があります。アプリの設定画面で署名を入力してください。「iPhoneから送信」などの初期設定の文言が入っている場合は、書き換えます。

まとめ

  • 署名は、メールを書くたびに入る「名刺代わり」の定型文
  • 会社名・氏名・電話番号・メールアドレス・ホームページのアドレスなどを、5〜7行程度に収める
  • 画像や記号を多用せず、文字情報だけでも伝わる形にする
  • パソコンとスマートフォンの両方に設定しておく
  • 雛形を共有し、年に一度は内容を見直す

メールの設定や、会社としてのメールアドレスの整理でお困りの場合は、Web GearのWebザイルでもご相談いただけます。