事業を展開していると、メインの企業サイトに加えてサービスサイト・採用サイト・ECサイト・ランディングページなど、複数のWebサイトを並行して運営するケースが増えてきます。そうなると「どのサイトをどのサーバーに置いているか」「各ドメインの更新日はいつか」といった情報が煩雑になり、トラブルの温床になりがちです。この記事では、複数サイトを効率よく管理するための整理術を解説します。

管理が煩雑になることで起きる問題

複数サイトの管理情報が整理されていないと、次のような問題が起きやすくなります。

  • ドメインの更新忘れ：更新通知に気づかずドメインが失効し、サイトが停止する
  • パスワードの迷子：管理画面のパスワードがわからず、担当者不在時に対応できない
  • サーバー契約の重複・過剰：使っていないサーバーに費用を払い続けている
  • トラブル時の初動遅延：どこに問い合わせればいいかわからず対応が遅れる

これらは「情報が人の記憶や個人メールの中にある」状態が続くことで起きます。解決策は、管理情報を一か所にまとめた「Web管理台帳」を作ることです。

Web管理台帳に記録すべき項目

管理台帳はスプレッドシート（GoogleスプレッドシートやExcel）で作るのが最もシンプルです。以下の項目を列として持つテンプレートを用意しましょう。

サイト基本情報

  • サイト名・URL
  • 運用目的（企業サイト・採用サイト・LP など）
  • 担当者・管理責任者

ドメイン情報

  • ドメイン名
  • レジストラ（登録事業者）名
  • レジストラのログインID・メールアドレス
  • 有効期限・自動更新の有無

サーバー情報

  • サーバー会社名・プラン名
  • FTPアカウント・ホスト名
  • サーバー管理画面のURL・ログインID
  • 契約更新日・月額費用

CMS・アプリ情報

  • CMSの種類（WordPress・Wix など）
  • 管理画面URL・管理者ログインID
  • 使用テーマ・主要プラグイン

SSL・メール情報

  • SSL証明書の種類・有効期限
  • メールアドレス一覧・メールサーバー情報

パスワード管理のコツ

台帳にパスワードをそのまま記載するのはセキュリティ上好ましくありません。パスワードはパスワード管理ツールで管理し、台帳には「1Passwordに保存済み」「Bitwardenに保存済み」などの記載に留める運用がお勧めです。

代表的なパスワード管理ツールには以下があります。

  • 1Password：チーム共有機能が充実。月額制で複数人での利用に向く
  • Bitwarden：無料プランあり。オープンソースで信頼性が高い
  • LastPass：ブラウザ拡張との連携が便利

チームで管理する場合は、必要な人だけがアクセスできるよう権限設定を行うことも重要です。

更新期限の一元管理

ドメインやサーバーの更新期限を見逃さないために、管理台帳の「期限列」をGoogleカレンダーやタスク管理ツールと連携させましょう。

  • 更新期限の3ヶ月前・1ヶ月前・1週間前にリマインダーを設定する
  • 自動更新の設定を確認し、クレジットカードの有効期限が切れていないか定期チェックする

特に複数のドメインを管理している場合、まとめて同じレジストラに集約することで更新漏れリスクを大幅に下げることができます。

ドメインとサーバーをまとめて管理する方法

サイトが増えるにつれて、複数のサービスにアカウントが分散するケースがよくあります。たとえばドメインはお名前.com、サーバーはエックスサーバー、別サイトのサーバーはさくらインターネット、といった状況です。

できるだけ管理先を絞ることで、ログイン先も更新手続きも一元化できます。Web Gear の Webザイル リフトプラン では、ドメインとサーバーをまとめて管理できる環境をご提供しています。「バラバラになった契約をまとめたい」というご要望も歓迎です。

定期メンテナンスの習慣を作る

管理台帳を作ったら、定期的に内容を見直す習慣も大切です。目安として、以下を年2回程度チェックすることをお勧めします。

  • 更新期限の一覧確認（漏れがないか）
  • 使っていないドメイン・サーバーの洗い出し（コスト削減）
  • 担当者情報の更新（退職・異動に伴う変更）
  • パスワードの棚卸し（長期間変更していないものがないか）

まとめ

複数サイトの管理を効率化するポイントは以下の3つです。

  1. 管理台帳を作る：ドメイン・サーバー・CMS・メールの情報を一か所にまとめる
  2. パスワードをツールで管理する：台帳には保管場所だけ記載し、セキュリティを確保する
  3. 更新期限をカレンダーで管理する：リマインダーを使って更新漏れを防ぐ

Web Gear では、新潟の企業様が安心してWebサイトを運営できるよう、ドメインとサーバーの管理サポートを行っています。「管理が手に負えなくなってきた」と感じたら、ぜひご相談ください。

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