ホームページやメールの契約・管理情報、担当者以外も把握できていますか？

「ホームページやメールのことは、担当の◯◯さんに任せている」という状態は、多くの会社で見られます。担当者がしっかり管理してくれている間は問題ありませんが、その方が急に休んだり、退職したりしたとき、他の誰も契約先や管理方法が分からない、という事態が起こりえます。

この記事では、ホームページやメールにまつわる契約・管理情報を、担当者以外も把握できる状態に整理するための考え方と手順をご紹介します。

なぜ「担当者以外も把握する」ことが必要なのか

ホームページやメールは、一度作って終わりではなく、ドメインやサーバーの更新、メールアカウントの管理など、継続的な手続きが発生します。これらの情報が特定の担当者しか分からない状態（属人化）になっていると、次のような場面で困ることになります。

特別な体制を組む必要はありません。まずは情報を1つの場所にまとめ、担当者以外の人（経営者や他のスタッフ）も見られる状態にしておくことが大切です。

最低限、次の項目を整理しておくことをおすすめします。

ドメイン・サーバーの費用や契約状況を見直したい場合は、会社のドメイン・サーバー、今いくら払ってる？もあわせてご覧ください。

スプレッドシートなどで、上記の項目を一覧表にまとめます。年に一度の見直しで維持できる程度の負担で構いません。一覧化の具体的なコツはドメイン・サーバーの更新を忘れないための管理術で詳しく解説しています。

すでに契約先が分からなくなっている項目がある場合は、Whois検索や過去のメール、クレジットカード明細から特定します。手順は契約者が分からないドメイン・サーバーを整理する方法にまとめています。更新通知メールから逆引きしたい場合は、ドメイン更新通知が来たが、どこで契約したか分からない時の調べ方も参考になります。

一覧表やログイン情報を、担当者個人のパソコンやメモにとどめず、経営者や複数のスタッフが確認できる場所（社内で合意した保管方法・パスワード管理ツールなど）に置きます。誰か1人にしか分からない状態を解消することが目的です。

担当者の異動・退職・急な不在を想定し、最低限何を伝えれば後任者が困らないかを整理しておきます。引き継ぎ時に確認すべき項目の全体像はWebサイトの引き継ぎで確認すべき5つのことでまとめていますので、チェックリストとしてご活用ください。

Q. スプレッドシート1枚で本当に十分ですか？

A. 中小規模の事業者であれば、まずはスプレッドシート1枚で十分です。重要なのは「存在すること」と「担当者以外も見られること」です。完璧な体制より、まず作ることを優先してください。

Q. パスワードも一覧表に書いてしまっていいですか？

A. パスワードそのものを平文で一覧表に書くのは避け、パスワード管理ツールなど専用の仕組みを使うことをおすすめします。一覧表には「どこに保管してあるか」を記載する形が安全です。

Q. 制作会社との連絡が途絶えている場合はどうすればいいですか？

A. まずは契約情報（ドメイン・サーバーの管理会社）を自社で把握できる状態に整理することが先決です。連絡が取れない制作会社に依存しない体制を作ることが、根本的な対策になります。

Q. 情報整理は誰がやるべきですか？

A. 現在の担当者が主導しつつ、経営者や別のスタッフも内容を一緒に確認する形が理想です。担当者1人だけで完結させないことがポイントです。

こうした整理や日々の管理、更新作業をまるごとお任せいただける「Webザイル」もご用意しています。担当者が変わっても困らない体制づくりのご相談も承っております。

情報整理を一緒に進めてほしいという方は、お気軽にご相談ください。