ホームページの保守は、「全部自社でやるか、全部任せるか」の二択ではありません。保守には複数の作業があり、作業ごとに向き不向きが異なります。
保守契約の中身については「保守契約」とは？ホームページの保守で何をしてもらえるのか、日々の小さな更新の判断についてはホームページの更新や小さな修正、自分でできる？誰に頼む？で解説しています。この記事では、その間をつなぐ観点として、保守作業を項目ごとに仕分けして、自社でやるか任せるかを判断する方法をまとめます。
保守でやることを一覧にする
最初に、「保守」と呼ばれる作業を分解します。サイトの種類によって異なりますが、一般的には次のようなものがあります。
| 作業 | 内容 | 頻度の目安 |
|---|---|---|
| 更新（CMS・プラグイン） | WordPressなどの本体・機能拡張を最新にする | 月1回程度 |
| バックアップ | サイトのデータを保存し、戻せる状態にする | 週〜月 |
| 契約更新の管理 | ドメイン・サーバー・SSLの期限と支払いの管理 | 年次、期限前 |
| 稼働の確認 | サイトが表示されているか、フォームが動くか | 月1回以上 |
| 不具合・障害の対応 | 表示崩れやエラーが出た時の対応 | 発生時 |
| 内容の更新 | 営業時間・料金・お知らせの変更 | 随時 |
| 権限・アカウントの管理 | 管理画面に入れる人の整理 | 3か月〜年次 |
この表を、自社の状況に合わせて埋めていくと、「何を誰がやっているのか」が見えてきます。
判断の3つの軸
作業ごとに、次の3つの軸で、自社でやるか任せるかを考えます。
軸1：かけられる時間と、続けられるか
保守は、1回やれば終わりではなく、続ける作業です。始めた当初は丁寧に行えても、忙しくなると後回しになりがちです。
- 担当者が、毎月決まった時間を確保できるか
- 担当者が休んだり退職した時に、代わりに行える人がいるか
続けられるか不安な作業は、任せることを検討します。
軸2：失敗した時の影響の大きさ
作業を間違えた時、あるいは行わなかった時に、どれだけ影響が出るかを考えます。
- 影響が小さい：文章の差し替え、お知らせの追加など。間違えても、すぐに直せることが多い
- 影響が大きい：システムの更新、サーバーの設定変更、ドメインの設定変更など。間違えるとサイトやメールが止まる可能性がある
影響が大きい作業ほど、経験のある専門家に任せたほうが安全です。ただし、バックアップが確実に取れていれば、リスクは下がります。
軸3：属人化していないか
特定の1人しかできない作業は、その人がいなくなった時に止まります。自社で行う場合でも、次の点を確認しておきます。
- 手順が文書に残っているか
- ログイン情報が、担当者以外も把握できる形で保管されているか
- 契約者が、退職した人や、連絡の取れない人になっていないか
契約情報の共有については、ホームページやメールの契約・管理情報、担当者以外も把握できていますか？が参考になります。
作業ごとの仕分けの目安
3つの軸を使うと、次のような仕分けが一つの目安になります。ここでは一般的な傾向を示しており、会社の状況によって変わります。
| 作業 | 自社で対応しやすい | 任せるのが安心 |
|---|---|---|
| 内容の更新（文章・画像） | 管理画面に慣れていれば自社で可能 | 頻度が高く、時間が取れない場合 |
| バックアップの確認 | 月1回、状態を確かめるだけなら可能 | 取得の設定や復元は専門家のほうが確実 |
| CMS・プラグインの更新 | 手順を覚え、バックアップを取れば可能 | 不具合時の復旧まで見てほしい場合 |
| 契約更新の管理 | 一覧表とカレンダーで管理できる | 契約先が多く、把握しきれない場合 |
| 稼働の確認 | 月1回の目視確認なら可能 | 常時の監視が必要な場合 |
| 不具合・障害の対応 | 軽い表示崩れ程度 | 原因の特定や復旧が必要な場合 |
「更新は自社、バックアップと障害対応は専門家」といった組み合わせ（ハイブリッド型）は、現実的な選択肢のひとつです。
自社で行う場合の最低ラインを決める
自社で保守を行うなら、最低でも次の内容は、決まった日に行うようにします。
- 月に1回、サイトを開き、主要なページと問い合わせフォームが動くかを確認する
- 月に1回、更新の通知を確認し、更新の前にバックアップを取る
- 年に1回、ドメイン・サーバー・SSLの契約と期限を確認する
具体的な内容は、WordPressを安全に保つ基本｜更新・バックアップ・権限の3つを定期的に見直すや、ホームページのバックアップ、取れていますか？確認すべき3つの質問と見直しの手順で解説しています。契約更新の管理は、ドメイン・サーバーの更新を忘れないための管理術が参考になります。
また、サイトが止まった時に気づけるよう、サイトの死活監視（ダウン検知）を無料で設定する方法を取り入れる方法もあります。
任せる場合に確認しておきたいこと
外部に任せる場合は、「何を、どこまで、いくらで」を、契約の前に確認しておきます。
- 対応範囲：更新、バックアップ、障害対応のうち、何が含まれているか
- 含まれない作業：デザインの変更や機能の追加などが、別料金になるか
- 緊急時の対応：サイトが止まった時の連絡方法と、対応の時間帯
- 報告の有無：作業内容や、サイトの状態の報告があるか
- ログイン情報と契約の名義：ドメイン・サーバーの契約者や、管理画面の情報が、自社の手元にあるか
- 契約をやめる時の扱い：解約した場合に、データや設定を引き継げるか
特に最後の2点は、後からトラブルになりやすい点です。ドメインやサーバーの契約者が、任せた先の会社の名義になっていると、契約を見直したい時に動けなくなることがあります。
よくある質問
Q. 小さなサイトでも、保守は必要ですか？
A. サイトの規模にかかわらず、ドメインやサーバーの更新、バックアップ、稼働の確認は必要です。ただし、作業の量は規模によって変わります。まずは、自社で最低限できることから決めるとよいでしょう。
Q. 自社で行う予定ですが、担当者が1人しかいません。大丈夫ですか？
A. 担当者が1人の場合は、その人が不在になった時のリスクが大きくなります。作業手順とログイン情報を、担当者以外も把握できるよう記録しておくことをおすすめします。
Q. 保守を任せると、費用はどのくらいかかりますか？
A. 対応範囲によって幅が大きく、月額数千円から数万円程度が目安です。金額だけでなく、何が含まれているかを比べて判断してください。
Q. 以前に作ってもらった制作会社に、保守を頼むべきですか？
A. 制作した会社は、サイトの内容をよく把握しているという利点があります。ただし、保守に対応しているか、費用や範囲が合っているかは、会社によって異なります。比較する場合は、上記の「確認しておきたいこと」を、そのまま質問に使えます。
まとめ
- 保守は「全部自社」か「全部任せる」かの二択ではなく、作業ごとに考える
- 作業を一覧にして、時間・失敗時の影響・属人化の3軸で仕分ける
- 更新は自社、バックアップと障害対応は任せるなど、組み合わせも現実的
- 自社で行う場合も、月次と年次の最低ラインを決めておく
- 任せる場合は、対応範囲・緊急時の対応・契約名義と情報の所在を確認する
保守の範囲や、自社で何をやるべきか迷う場合は、Web GearのWebザイルで、ドメイン・サーバー・メールの日々の管理についてご相談いただけます。すでにトラブルが起きている場合は、Webレスキューをご覧ください。